Hoe krijg je als VK / AH / KAMco MEER tijd beschikbaar voor HSE zaken die er echt toe doen?
Uit het leven van de HSSEQ Manager
Gedurende vele jaren heb ik gewerkt als HSSEQ manager. HSSEQ
is een ruime, vaak gebruikte aanduiding waarbij ik moet erkennen dat mijn
dagelijkse werkzaamheden voornamelijk gericht waren op Safety ofwel
Arbeidsveiligheid en de Q van kwaliteit nauwelijks tot mijn taken behoorde. De
S van Security kwam in de vorm van bewaking en toegangsbeleid wel regelmatig
voor en de E van Environment werd meestal gedeeld met een milieuspecialist.
Mijn dagelijkse werkzaamheden als HSSEQ-project manager bestond
voornamelijk en helaas uit administratieve werkzaamheden. Zoveel zelfs dat hulp
nodig was wanneer ik ook eens naar ‘buiten’ wilde, daar waar het werk wordt
uitgevoerd en de veiligheidsbeleving ‘gevoeld’ kan worden. Immers veilig werken
is mensenwerk.
Mijn dagelijks werk bestond veelal uit het organiseren, regelen
en controleren van voorlichting en instructie, actueel houden van VGM
programma, opstellen van RI&E, uitvoeren van Plan van Aanpak, toolbox bijeenkomsten, observatieronden en
werkplekinspecties, dagelijks rapporteren tijdens werkbesprekingen en anderen
bijeenkomsten, verwerken van nearmiss en incident meldingen, analyseren van LMRA
notities, opstellen van TRA, procedure en leerprogramma’s, begeleiden van
contractors, controle op certificaten en datasheets maar ook de betrokkenheid
bij legionella controle, toegangsbeleid, afvalstromen, intensive programma’s,
promotieactiviteiten en de vele contacten met andere partijen slurpten
behoorlijk en eigenlijk teveel tijd op.
Voor het verwerken van bovengenoemde werkzaamheden maakte ik
gebruik van Excel, Word, Power Point en andere Office tools aangevuld met
diverse zelfgemaakte programma’s of hulpmiddelen. Een kantoorkast vol met
mappen, vergaderverslagen, rapporten en meer papierwerk dat bewaard moest
blijven. Al met al ook een tijdrovende bezigheid.
Minimaal wekelijks moesten rapporten en statistieken
geproduceerd worden voor het management / directie, immers zij willen zien of, en hoe het
veiligheidsbeleid werd uitgevoerd en veiligheidsinspanningen zichtbaar werden
gemaakt. Het was allemaal wel te behappen totdat er een ernstig incident
plaatvind en als dat gepaard ging met een ziekenhuisopname of behoorlijke materiele schade dan
moest alles wijken voor onderzoeken, hoor- en wederhoor, analyse en opvolging. Een
behoorlijke heisa dat in goede banen geleid moet worden en meestal zeer
tijdrovend blijkt te zijn. Een tijdverloop van enige weken tot maanden zijn
geen uitzondering. Al met al ‘topsport’!
Directie, overheid en soms ook pers en betrokken
slachtoffers en familie eisen bij een ernstig incident direct antwoorden op
vele, vele vragen en op zo’n moment valt het niet mee om uit je goed opgebouwde
archief de juiste informatie snel en bruikbaar voor publicatie te verzamelen. De
diversiteit in het beheer van gegevens vormen geen sluitend systeem en als
gegevens niet in het juiste systeem zijn bewaard of sommige gegevens niet zijn
opgeslagen en/of zwerven in e.mails of andere berichten dan duurt het even om
de benodigde stukken boven water te krijgen. De diversiteit van mappen op de
computer en in je papieren administratie bevatten alle gegevens maar moeten
worden nagelopen om alle gegevens te verzamelen. Met veel inspanning lukt het
uiteindelijk om alle benodigde gegevens te verwerken tot een aannemelijke
presentatie. Als zoiets gebeurt dan blijft er nog minder tijd over om te
genieten van het leukste facet van je vak, de contacten met medewerkers op de
werkvloer.
De hamvraag en oplossing om tijd te 'winnen' is gebruik maken van doelmatige software.
Mijn voorwaarden voor het ultieme systeem:
1. Tijdbesparing opleveren
2. Altijd actueel en 'in control'
3. Eenvoudig en gebruiksvriendelijk
4. Overzichtelijk 'dashboard' en rapportages
5. Begrijpelijke rapporten en statistieken
6. Gebruiksdiversiteit
Als HSE manager wil je ook graag de controle op
onderaannemers inzichtelijk maken dus ook dat hoort bij mijn gewenste systeem
en tot slot, wetende dat ik toch nog niet geheel volledig ben, het melden,
analyseren, verwerken en opvolgen van afwijkingen en incidenten snel en
accuraat vastleggen.
Samen met MVK/ICT'er Henk Zeegelaar is de xyzRISK softwaretool ontwikkeld. Dit systeem werkt met de RI&E als uitgangspunt voor diverse HSE activiteiten zoals, Werkplekobservaties- /inspecties en meer.
Opmerking: Alle
data wordt transparant (sjoemelvrij), neutraal opgeslagen. Een gegeven dat door
het Nederlands Veiligheidsinstituut graag wordt benadrukt.
Meer weten of zelf werken met de DEMO? Neem contact op met: Henk Zeegelaar henk.zeegelaar@4qualis.nl /
062950717 of Gilles van Zweeden: gilles@nlvi.nl / 0622850102
Geen opmerkingen:
Een reactie posten