Uit het leven van een HSE Manager

Hoe krijg je als VK / AH / KAMco MEER tijd beschikbaar voor HSE zaken die er echt toe doen?

Uit het leven van de HSSEQ Manager

Gedurende vele jaren heb ik gewerkt als HSSEQ manager. HSSEQ is een ruime, vaak gebruikte aanduiding waarbij ik moet erkennen dat mijn dagelijkse werkzaamheden voornamelijk gericht waren op Safety ofwel Arbeidsveiligheid en de Q van kwaliteit nauwelijks tot mijn taken behoorde. De S van Security kwam in de vorm van bewaking en toegangsbeleid wel regelmatig voor en de E van Environment werd meestal gedeeld met een milieuspecialist.

Mijn dagelijkse werkzaamheden als HSSEQ-project manager bestond voornamelijk en helaas uit administratieve werkzaamheden. Zoveel zelfs dat hulp nodig was wanneer ik ook eens naar ‘buiten’ wilde, daar waar het werk wordt uitgevoerd en de veiligheidsbeleving ‘gevoeld’ kan worden. Immers veilig werken is mensenwerk.

Mijn dagelijks werk bestond veelal uit het organiseren, regelen en controleren van voorlichting en instructie, actueel houden van VGM programma, opstellen van RI&E, uitvoeren van Plan van Aanpak, toolbox bijeenkomsten, observatieronden en werkplekinspecties, dagelijks rapporteren tijdens werkbesprekingen en anderen bijeenkomsten, verwerken van nearmiss en incident meldingen, analyseren van LMRA notities, opstellen van TRA, procedure en leerprogramma’s, begeleiden van contractors, controle op certificaten en datasheets maar ook de betrokkenheid bij legionella controle, toegangsbeleid, afvalstromen, intensive programma’s, promotieactiviteiten en de vele contacten met andere partijen slurpten behoorlijk en eigenlijk teveel tijd op.  

Voor het verwerken van bovengenoemde werkzaamheden maakte ik gebruik van Excel, Word, Power Point en andere Office tools aangevuld met diverse zelfgemaakte programma’s of hulpmiddelen. Een kantoorkast vol met mappen, vergaderverslagen, rapporten en meer papierwerk dat bewaard moest blijven. Al met al ook een tijdrovende bezigheid.

Minimaal wekelijks moesten rapporten en statistieken geproduceerd worden voor het management / directie, immers zij willen zien of, en hoe het veiligheidsbeleid werd uitgevoerd en veiligheidsinspanningen zichtbaar werden gemaakt. Het was allemaal wel te behappen totdat er een ernstig incident plaatvind en als dat gepaard ging met een ziekenhuisopname of behoorlijke materiele  schade dan moest alles wijken voor onderzoeken, hoor- en wederhoor, analyse en opvolging. Een behoorlijke heisa dat in goede banen geleid moet worden en meestal zeer tijdrovend blijkt te zijn. Een tijdverloop van enige weken tot maanden zijn geen uitzondering. Al met al ‘topsport’!

Directie, overheid en soms ook pers en betrokken slachtoffers en familie eisen bij een ernstig incident direct antwoorden op vele, vele vragen en op zo’n moment valt het niet mee om uit je goed opgebouwde archief de juiste informatie snel en bruikbaar voor publicatie te verzamelen. De diversiteit in het beheer van gegevens vormen geen sluitend systeem en als gegevens niet in het juiste systeem zijn bewaard of sommige gegevens niet zijn opgeslagen en/of zwerven in e.mails of andere berichten dan duurt het even om de benodigde stukken boven water te krijgen. De diversiteit van mappen op de computer en in je papieren administratie bevatten alle gegevens maar moeten worden nagelopen om alle gegevens te verzamelen. Met veel inspanning lukt het uiteindelijk om alle benodigde gegevens te verwerken tot een aannemelijke presentatie. Als zoiets gebeurt dan blijft er nog minder tijd over om te genieten van het leukste facet van je vak, de contacten met medewerkers op de werkvloer. 

De hamvraag en oplossing om tijd te 'winnen' is gebruik maken van doelmatige software.  

Mijn voorwaarden voor het ultieme systeem:

1. Tijdbesparing opleveren

2. Altijd actueel en 'in control'

3. Eenvoudig en gebruiksvriendelijk

4. Overzichtelijk 'dashboard' en rapportages

5. Begrijpelijke rapporten en statistieken

6. Gebruiksdiversiteit   

Als HSE manager wil je ook graag de controle op onderaannemers inzichtelijk maken dus ook dat hoort bij mijn gewenste systeem en tot slot, wetende dat ik toch nog niet geheel volledig ben, het melden, analyseren, verwerken en opvolgen van afwijkingen en incidenten snel en accuraat vastleggen.      

Samen met MVK/ICT'er Henk Zeegelaar is de xyzRISK softwaretool ontwikkeld. Dit systeem werkt met de RI&E als uitgangspunt voor diverse HSE activiteiten zoals, Werkplekobservaties- /inspecties en meer.     

Opmerking: Alle data wordt transparant (sjoemelvrij), neutraal opgeslagen. Een gegeven dat door het Nederlands Veiligheidsinstituut graag wordt benadrukt. 

Meer weten of zelf werken met de DEMO? Neem contact op met: Henk Zeegelaar henk.zeegelaar@4qualis.nl / 062950717  of Gilles van Zweeden: gilles@nlvi.nl / 0622850102