maandag 23 juli 2018

Uit het leven van een HSE Manager


Hoe de droom van de VK / AH / KAMco: 'Meer tijd beschikbaar' voor HSE zaken die er toe doen!
en
Hoe de verantwoordelijke directie beter slaapt als het HSE beleid volledig en up to date is geregeld!

Uit het leven van de HSSEQ Manager
Gedurende vele jaren heb ik gewerkt als HSSEQ manager. HSSEQ is een ruime, vaak gebruikte aanduiding waarbij ik moet erkennen dat mijn dagelijkse werkzaamheden voornamelijk gericht waren op Safety ofwel Arbeidsveiligheid en de Q van kwaliteit nauwelijks tot mijn taken behoorde. De S van Security kwam in de vorm van bewaking en toegangsbeleid wel regelmatig voor en de E van Environment werd meestal gedeeld met een milieuspecialist.

Mijn dagelijkse werkzaamheden als HSSEQ-project manager bestond voornamelijk en helaas uit administratieve werkzaamheden. Zoveel zelfs dat hulp nodig was wanneer ik ook eens naar ‘buiten’ wilde, daar waar het werk wordt uitgevoerd en de veiligheidsbeleving ‘gevoeld’ kan worden. Immers veilig werken is voornamelijk mensenwerk.

Mijn dagelijks werk bestond veelal uit het organiseren, regelen en controleren van voorlichting en instructie, actueel houden van VGM programma, opstellen van RI&E, toolbox bijeenkomsten, observatieronden en werkplekinspecties, dagelijks rapporteren tijdens werkbesprekingen en anderen bijeenkomsten, verwerken van nearmis en incident meldingen, analyseren van LMRA notities, opstellen van TRA, procedure en leerprogramma’s, begeleiden van contractors, controle op certificaten en datasheets maar ook de betrokkenheid bij legionella controle, toegangsbeleid, milieustromen, intensive programma’s, promotieactiviteiten en de vele contacten met andere partijen slurpten behoorlijk wat tijd op.  

Voor het verwerken van bovengenoemde werkzaamheden maakte ik gebruik van Excel, Word, Power Point en andere Office tools aangevuld met diverse zelfgemaakte programma’s of hulpmiddelen. Een kantoorkast vol met mappen, vergaderverslagen, rapporten en meer papierwerk dat bewaard moest blijven. Een tijdrovende bezigheid.

Minimaal wekelijks moesten rapporten en statistieken geproduceerd worden immers directie en management wilden zien of en hoe het veiligheidsbeleid werd uitgevoerd en veiligheidsinspanningen zichtbaar werden gemaakt. Het was allemaal wel te behappen totdat er een ernstig incident plaatvond en als dat gepaard ging met een ziekenhuisopname of veel schade dan moest alles wijken voor onderzoeken, hoor- en wederhoor, analyse en opvolging. Een behoorlijke heisa dat in goede banen geleid moet worden en meestal zeer tijdrovend blijkt te zijn. Een tijdverloop van enige weken tot maanden zijn geen uitzondering. Al met al ‘topsport’!

Directie, overheid en soms ook pers en betrokken slachtoffers en familie eisen bij een ernstig incident direct antwoorden op vele, vele vragen en op zo’n moment valt het niet mee om uit je goed opgebouwde archief de juiste informatie snel en bruikbaar voor publicatie te verzamelen. De diversiteit in het beheer van gegevens vormen geen sluitend systeem en als gegevens niet in het juiste systeem zijn bewaard of sommige gegevens niet zijn opgeslagen en/of zwerven in e.mails of andere berichten dan duurt het even om de benodigde stukken boven water te krijgen. De diversiteit van mappen op de computer en in je papieren administratie bevatten alle gegevens maar moeten worden nagelopen om alle gegevens te verzamelen. Met veel inspanning lukt het uiteindelijk om alle benodigde gegevens te verwerken tot een aannemelijke presentatie. Als zoiets gebeurt dan blijft er nog minder tijd over om te genieten van het leukste facet van je vak, de contacten met medewerkers op de werkvloer.  

De wens om ‘alle’ veiligheidsdata te bundelen in één snel toegankelijk compact systeem heb ik samen met een Spaanse collega veiligheidskundige/IT’er bijna kunnen realiseren. We hebben twee jaar gewerkt aan ‘Site Pro Safe’ safety management beheersysteem en waren bezig met de demo fase toen mijn collega door een noodlottig ongeval arbeidsongeschikt werd. Zijn IT-inbreng viel weg waardoor onze inspanningen uiteindelijk vlak voor de finish in 2012 strandde.   

De noodzaak van een allesomvattend QHSE veiligheidsmanagementsysteem bleef bestaan en ik was blij verrast dat ik IT’er Henk Zeegelaar van 4Qualis ontmoette die een platform had ontwikkeld welke voor 95% voldeed aan mijn wens en wellicht aan die van vele collega’s om sneller en effectiever te kunnen opereren. Samen hebben wij het platform geperfectioneerd en geschikt gemaakt voor veiligheidsafdelingen in de industriële sector.  

Het ultieme systeem waarnaar ik op zoek was en wilde realiseren bestond uit een makkelijk toegankelijk en te bewerken systeem waarmee mijn grote kantoorkast met allerlei mappen kon verdwijnen. Ik zocht geen systeem waarbij je eindeloos van map naar map moet bladeren om je gegevens op te slaan en bewerken. Het systeem moet toegankelijk zijn voor derden zodat voorlichting, instructie en meldingen eenvoudig en snel uitgevoerd kunnen worden. Procedures, safety datasheets, RI&E, TRA en werkvergunningen, toolbox en LMRA moeten met één klik te gebruiken zijn. 

Als manager wil je ook graag de controle op onderaannemers inzichtelijk maken dus ook dat hoort bij mijn gewenste systeem en tot slot, wetende dat ik toch nog niet geheel volledig ben, het melden, analyseren, verwerken en opvolgen van afwijkingen en incidenten snel en accuraat vastleggen.      

Met het 4Qualis platform kan direct, snel en overal aangetoond worden dat uw bedrijf de ARBO zaken op orde heeft. Deze mogelijkheid maakt het eveneens mogelijk om ten alle tijden te voldoen aan VCA en zelfs VCA-P.   

U kunt direct zichtbaar maken dat u er alles aan gedaan heeft om incidenten te voorkomen of hoe uw leerprogramma’s worden gevolgd of wie en wanneer werkplekinspectie hebben uitgevoerd of de LMRA wel wordt toegepast of gebruik gemaakt wordt van TRA’s en RI&E, met analyses en voortgangsrapportage, datasheets en procedures welke direct bereikbaar zijn, beschikbare e-learning, enfin te veel om hier op te noemen.

Opmerking: Alle data wordt transparant (sjoemelvrij), neutraal opgeslagen. Een gegeven dat door het Nederlands Veiligheidsinstituut graag wordt benadrukt. 

Meer weten neem contact op met: Henk Zeegelaar henk.zeegelaar@4qualis.nl / 062950717 https://4qualis.nl/nl/ of Gilles van Zweeden: gilles@nlvi.nl / 0622850102



Geen opmerkingen:

Een reactie posten