Hoe de droom van de VK / AH / KAMco: 'Meer tijd beschikbaar' voor HSE zaken die er toe doen!
en
Hoe de verantwoordelijke directie beter slaapt als het HSE beleid volledig en up to date is geregeld!
Uit het leven van
de HSSEQ Manager
Gedurende vele jaren heb ik gewerkt als HSSEQ manager. HSSEQ
is een ruime, vaak gebruikte aanduiding waarbij ik moet erkennen dat mijn
dagelijkse werkzaamheden voornamelijk gericht waren op Safety ofwel
Arbeidsveiligheid en de Q van kwaliteit nauwelijks tot mijn taken behoorde. De
S van Security kwam in de vorm van bewaking en toegangsbeleid wel regelmatig
voor en de E van Environment werd meestal gedeeld met een milieuspecialist.
Mijn dagelijkse werkzaamheden als HSSEQ-project manager bestond
voornamelijk en helaas uit administratieve werkzaamheden. Zoveel zelfs dat hulp
nodig was wanneer ik ook eens naar ‘buiten’ wilde, daar waar het werk wordt
uitgevoerd en de veiligheidsbeleving ‘gevoeld’ kan worden. Immers veilig werken
is voornamelijk mensenwerk.
Mijn dagelijks werk bestond veelal uit het organiseren, regelen
en controleren van voorlichting en instructie, actueel houden van VGM
programma, opstellen van RI&E, toolbox bijeenkomsten, observatieronden en
werkplekinspecties, dagelijks rapporteren tijdens werkbesprekingen en anderen
bijeenkomsten, verwerken van nearmis en incident meldingen, analyseren van LMRA
notities, opstellen van TRA, procedure en leerprogramma’s, begeleiden van
contractors, controle op certificaten en datasheets maar ook de betrokkenheid
bij legionella controle, toegangsbeleid, milieustromen, intensive programma’s,
promotieactiviteiten en de vele contacten met andere partijen slurpten
behoorlijk wat tijd op.
Voor het verwerken van bovengenoemde werkzaamheden maakte ik
gebruik van Excel, Word, Power Point en andere Office tools aangevuld met
diverse zelfgemaakte programma’s of hulpmiddelen. Een kantoorkast vol met
mappen, vergaderverslagen, rapporten en meer papierwerk dat bewaard moest
blijven. Een tijdrovende bezigheid.
Minimaal wekelijks moesten rapporten en statistieken
geproduceerd worden immers directie en management wilden zien of en hoe het
veiligheidsbeleid werd uitgevoerd en veiligheidsinspanningen zichtbaar werden
gemaakt. Het was allemaal wel te behappen totdat er een ernstig incident
plaatvond en als dat gepaard ging met een ziekenhuisopname of veel schade dan
moest alles wijken voor onderzoeken, hoor- en wederhoor, analyse en opvolging. Een
behoorlijke heisa dat in goede banen geleid moet worden en meestal zeer
tijdrovend blijkt te zijn. Een tijdverloop van enige weken tot maanden zijn
geen uitzondering. Al met al ‘topsport’!
Directie, overheid en soms ook pers en betrokken
slachtoffers en familie eisen bij een ernstig incident direct antwoorden op
vele, vele vragen en op zo’n moment valt het niet mee om uit je goed opgebouwde
archief de juiste informatie snel en bruikbaar voor publicatie te verzamelen. De
diversiteit in het beheer van gegevens vormen geen sluitend systeem en als
gegevens niet in het juiste systeem zijn bewaard of sommige gegevens niet zijn
opgeslagen en/of zwerven in e.mails of andere berichten dan duurt het even om
de benodigde stukken boven water te krijgen. De diversiteit van mappen op de
computer en in je papieren administratie bevatten alle gegevens maar moeten
worden nagelopen om alle gegevens te verzamelen. Met veel inspanning lukt het
uiteindelijk om alle benodigde gegevens te verwerken tot een aannemelijke
presentatie. Als zoiets gebeurt dan blijft er nog minder tijd over om te
genieten van het leukste facet van je vak, de contacten met medewerkers op de
werkvloer.
De wens om ‘alle’ veiligheidsdata te bundelen in één snel
toegankelijk compact systeem heb ik samen met een Spaanse collega
veiligheidskundige/IT’er bijna kunnen realiseren. We hebben twee jaar gewerkt
aan ‘Site Pro Safe’ safety management beheersysteem en waren bezig met de demo
fase toen mijn collega door een noodlottig ongeval arbeidsongeschikt werd. Zijn
IT-inbreng viel weg waardoor onze inspanningen uiteindelijk vlak voor de finish
in 2012 strandde.
De noodzaak van een allesomvattend QHSE veiligheidsmanagementsysteem
bleef bestaan en ik was blij verrast dat ik IT’er Henk Zeegelaar van 4Qualis
ontmoette die een platform had ontwikkeld welke voor 95% voldeed aan mijn wens en
wellicht aan die van vele collega’s om sneller en effectiever te kunnen
opereren. Samen hebben wij het platform geperfectioneerd en geschikt gemaakt
voor veiligheidsafdelingen in de industriële sector.
Het ultieme systeem waarnaar ik op zoek was en wilde realiseren
bestond uit een makkelijk toegankelijk en te bewerken systeem waarmee mijn
grote kantoorkast met allerlei mappen kon verdwijnen. Ik zocht geen systeem
waarbij je eindeloos van map naar map moet bladeren om je gegevens op te slaan
en bewerken. Het systeem moet toegankelijk zijn voor derden zodat voorlichting,
instructie en meldingen eenvoudig en snel uitgevoerd kunnen worden. Procedures,
safety datasheets, RI&E, TRA en werkvergunningen, toolbox en LMRA moeten
met één klik te gebruiken zijn.
Als manager wil je ook graag de controle op
onderaannemers inzichtelijk maken dus ook dat hoort bij mijn gewenste systeem
en tot slot, wetende dat ik toch nog niet geheel volledig ben, het melden,
analyseren, verwerken en opvolgen van afwijkingen en incidenten snel en
accuraat vastleggen.
Met het 4Qualis platform kan direct, snel en overal aangetoond
worden dat uw bedrijf de ARBO zaken op orde heeft. Deze mogelijkheid maakt het
eveneens mogelijk om ten alle tijden te voldoen aan VCA en zelfs VCA-P.
U kunt direct zichtbaar maken dat u er alles aan gedaan
heeft om incidenten te voorkomen of hoe uw leerprogramma’s worden gevolgd of
wie en wanneer werkplekinspectie hebben uitgevoerd of de LMRA wel wordt
toegepast of gebruik gemaakt wordt van TRA’s en RI&E, met analyses en
voortgangsrapportage, datasheets en procedures welke direct bereikbaar zijn,
beschikbare e-learning, enfin te veel om hier op te noemen.
Opmerking: Alle
data wordt transparant (sjoemelvrij), neutraal opgeslagen. Een gegeven dat door
het Nederlands Veiligheidsinstituut graag wordt benadrukt.
